为加强化工系研究生活动财务管理、严格财务纪律、明确财务责任，并有效的使用各项经费，特制定此财务管理制度，保证财务管理的细致、严格、清晰和明确。
一 管理原则
1）有根有据  化工系各项研究生活动的花费必须有正当的事由，并有正式的报销凭据。
2）层层负责  化工系研究生组织各部门和协会俱乐部的经费需对上级主管负责，无特殊情况不要跨部门使用经费。
3）统一出口  化工系研究生会和各协会俱乐部以研究生会主席作为面向上级的唯一出口。
4）在预算的基础上实报实销。
二 财务主管
1）化工系研究生会主席为财务主管，下设1~2名财务负责人处理具体工作。
2）财务主管的职责为：负责统筹规划研究生会所管经费的收入与支出，负责财务工作的监督与决策。
三 财务负责人
财务负责人应由化工系研究生会成员担任，职责为：
1）严格遵守系财经纪律，对不符合财务规章制度的开支及做法要坚决制止并给予提示和纠正。
2）认真编制并严格执行财务计划和预算，遵守各项收入、开支范围和标准，合理使用资金。
3）严格执行报销制度，做到手续完备，内容真实，数字准确，发票正规。
4）按规定建立总帐、明细帐，做到账目清楚，内容准确。
5）妥善保管财务原始凭证、账簿等档案资料。
6）负责研究生会和各协会俱乐部的具体财务工作，如报销、记账等。
7）完成财务主管交办的其他有关财务工作。
8）及时报销。
四 经费的申请和支出
1）化工系研究生会和各协会俱乐部在学期初制定总体预算，学期内各项活动的支出尽量控制在预算范围之内使用。在举办专题活动或购买固定资产时应提前作出财务预算，提出经费申请，在得到批准后，应本着量入为出、精打细算的原则，严格控制在经费预算内支出。
2）财政主管应根据工作需要，严格把关。

五 经费的报销程序
    1）化工系研究生会各部门和协会俱乐部在每月28日前把报账票据交给财务负责人。
2）财务负责人把票据整理、汇总、记录后，将票据交于财务主管在系财务统一报销。
3）对于不合乎报销标准的票据及时返还申报人进行处理，符合标准后，重新报销。
4）财务负责人在整理、核对报帐票据时，需要注意以下事项：
发票付款单位为清华大学化工系。
仅如下单据方可以作为报销作证：北京市行政事业统一收据、校内收据、发票(内有水印)。普遍收据、超市小单、邮局回执，都不是报销凭证，均需要换成发票。
核对各票据的名目、事由及金额。
事由为如下项目的报销单据不能报销：餐费、没有明细的办公用品、鲜花、化妆品、电话卡、药品、娱乐费等。无法报销的原因是研究生活动经费不包括上述费用，或者无法明确此类经费的实际使用状况。
交通票据单独整理。的票粘贴在一起，各交通小票按单价分别粘贴，特别处理。
报帐周期为一月一次。
5）各协会俱乐部应有专门负责财务报帐的人员，并且各部门也要将经费的开支情况记录下来，以便查询和方便下学期的制订财政预算。
六例外情况
上述不得报销的事由中，如果有特殊情况，比如外事接待，比赛和活动用餐，举办演出、博士论坛，在得到研会主席的批准后，可以审请专项资金。